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デジセン商事.com失敗!ビジネス文書劇場第11回「入金不足連絡メール」

失敗!ビジネス文書劇場 第11回

入金不足連絡メール

入金不足連絡メール

今回のポイント

  • お客様から振り込まれた自社商品の「品代」金額が、消費税分の2,000円足りなかった。
  • お客様は入金の不足に気づいていないと思われる。
  • 今回のお客様は新規であり、これからも長く取引してもらいたい相手である。
【ビジネス文書例1】

件名:お振込み頂いた商品代金についてのお知らせ

○○様

お世話になっております、デジセン商事の只野です。
先日は商品代金をお振込み頂き、ありがとうございました。

本日お買い上げいただいた商品の入金を確認させていただきました。
しかしながら、請求金額税込42,000円のところ、40,000円(税抜き)の入金となっておりました。おそらく税抜き表記となっている 【1】 見積書を参照なされたのではないかと思います。

今回の件はこちらの見積書が税抜きの金額での表示になっていたということもありますので、消費税分の2,000円についてはお振込み頂かなくて結構ですので、 【2】 次回からは消費税分も合わせてお振込み頂ければと思います。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

【1】

「おそらく」って、そうに決まってるじゃないですか。

 原因がハッキリしていることに「おそらく」と推測されると、ちょっと嫌味な感じがしてしまいます。

【2】

「消費税いらない」というのは太っ腹で結構ですが、会社が簡単にはウンと言わないのではないでしょうか。こんなことに自腹を切りたくはないでしょう?

 こちらに非はないのですから、そんなにビクビクする必要はないと思いますよ。

【ビジネス文書例2】

件名:×月×日お振込みの件について

○○様

この度は当社製品▲▲のご購入、ご入金誠にありがとうございました。
○○様に1点今回こちら側の不手際 【3】 をご報告させていただかねばなりません。

見積書ご提出の際、「税込み」表記でお出ししなければいけなかったものを「税抜き」表記でお出しし、本来42,000円ご請求のものを40,000円のご請求としてしまいました。

従って次回当社製品▲▲をお買い求めの際に今回と違った金額のご請求 【4】 になってしまう事ご了承くださいますようお願い申し上げます。

この度の不手際誠に申し訳ありませんでした。

【3】

 見積書には消費税を表記するケースと、しないケースとがあります。そうすると、こちら側が一方的に間違えているというわけではありません。間違いでないことを「不手際」として謝罪するのはどうでしょう。

 そもそも、誤って見積書金額で振り込んでしまったお客様の事情を考えれば、いかにもうっかりミスだということが想像できます。本人も、自分の非であることはすぐわかるはずです。

 あまりにも下手に出られ、あまつさえ謝罪までされてしまうと、却ってバカにされているような印象をも与えてしまう可能性がありますよ。

【4】

【3】に続き、「わかりきったこと、同じようなことを何回も言うなよ」という印象を与える、とどめのようなせりふになってしまっていますね。

 明らかに自分のミスであることを、何度も何度も丁寧に教えられては、相手にとっては恥の上塗りです。こういうところに気を遣わないといけませんね。

【ビジネス文書例3】

件名:×月×日お振込みの件について

◇◇会社 ○○様

この度は、当社製品「▲▲」をご購入いただき、
誠にありがとうございました。
先日、品代の振込みを確認させていただきましたが、
請求額42,000円のところ、消費税の2,000円分不足が生じておりました。

誠に恐縮ではございますが、
ご確認のうえ、ご手配くださいますよう宜しくお願いいたします。

 ごく普通ですね。直球勝負です。

 正統派として、これはこれでありなのでしょう。

 次に、小言流のメールを紹介いたします。

【小言流 文書例】

件名:▲▲品代お振込み金額の件

◇◇会社 ○○様

×月×日、上記品代お振込みいただきありがとうございました。

ところで、お振込み金額40,000円は見積書金額で、請求書金額は消費税を加えた42,000円です。次回弊社商品ご購入時に合わせてご請求させていただきます。

これからも変わらぬご贔屓よろしくお願い申し上げます。

以上

 今回のケースはお客様の勘違い、もしくは慌てていい加減に見積書金額で振り込んでしまったことは明白です。ちょっと指摘すれば、本人は「しまった」と思うはず。ですから、それに対する指摘は簡潔明瞭にしました。

 ただし、わざわざ2,000円をあらためて振り込むとなると、これはこれでこちらも恐縮しますし、先方にとっても面倒なことだと思います。2,000円はそのあたりが微妙な金額ですよね。

 ですから、私は「次回商品ご購入時に上乗せ」という手を使いました。「またご購入していただける」と信じている言葉ですから、少々押しつけがましいとの懸念はあります。しかしこれは、長く取引してもらいたいというこちらからのラブ・コールでもあり、勝負の言葉でもあるかもしれません。参考にしてみてください。

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