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デジセン商事.com失敗!ビジネス文書劇場第6回「自社カタログ送付時に同封する手紙」

失敗!ビジネス文書劇場 第6回

自社カタログ送付時に同封する手紙

自社カタログ送付時に同封する手紙

今回のポイント

  • お客様から「商品購入のために、カタログを見て検討したい」というお問い合わせがあった。
  • お客様は大量購入を検討しており、また、今後の大口注文も期待できる。
  • 送付する自社カタログに手紙を同封したい。
【失敗ビジネス文書例】

2007年11月22日

株式会社○○ 御中

デジセン商事 株式会社
営業部 ×× ××

 この度は、カタログの請求をいただきありがとうございます。早速、カタログを送らせていただきました。
 ご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

 ご検討の程、よろしくお願いいたします。

 う〜ん、ちょっと…そっけないですねぇ…。

 事務的すぎるというか、気持ちがこもっていないというか…。

 いやぁ、でもこれ以外に何を書けっていうんですか…。必要なところは押さえていると思うんですけど…。

 確かに必要最低限なところは押さえています。

 しかし、そもそもお客様の希望はカタログを送ってもらうことなのですから、手紙なんてつけずにカタログだけを送ればいいんです。それなのにあえて手紙をつけるのですから、それだけの文章を書かないと意味がないと思いませんか?

 さて、ではこの場合の「手紙をつける意味」とは何でしょう?

 えっと…。うちの商品に興味を持って、カタログまで請求してくれて「ありがとうございます」っていう気持ちと…。あとは、大量購入が期待できるお客様ということで「是非買ってくださいね!」というアピールを…。

 そう。手紙を同封するのは、こちらの「嬉しい」という気持ち、「商品を購入して欲しい」「おつき合いをして欲しい」という気持ちを表現したいからですよね。

 逆に言えば、そっけない文章、そういう気持ちを表現できていないような文章なら、わざわざ手紙を同封する必要はない、ということです。

 では、そのような文章をどう表現するか。まずは小言流の文章を見てみてください。

【小言流 文書例】

前略

 この度は弊社商品購入をご検討していただけるとのこと、大変嬉しく存じます。弊社商品カタログを同封いたしました。
 不明な点がございましたら、何なりとお申しつけください。説明を要する場合は、弊社営業をおうかがいさせます。
 ○○様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

草々

平成19年11月22日

 さてこのケースは、新規で、商品を大量に購入していただける可能性が高いお客様、ということでしたね。

 ですから、こちらの「商品を購入していただきたい」「おつき合いをしていただきたい」という気持ちを表現するため、ビジネス文書の体裁ではなく手紙形式にしてみました。

 こちらの方が気持ちが伝わりそうですし、カタログに同封するなら「ビジネス文書」より「ちょっとした手紙」の方がふさわしいのではないか、という考えからです。

 署名が手書きですね。

 ええ。手書きの文字はぬくもりを感じさせます。手紙形式にする場合、字の上手さに自信がある人なら署名に限らずすべてを自筆にしたいところです。

 しかし、私のような悪筆の人は、無理せずワープロやパソコンで打ってもいいと思います。

 それでも、署名だけは自筆でいきましょう。

 そういえば、手紙なら「晩秋の候〜」とか「貴社ますます〜」とか、最初にお決まりの文句を書かないといけないのでは? 「前略〜草々」より、「謹啓〜謹白」の方がかしこまっている気がするんですけど。

 そうですね。丁寧なのは「謹啓〜謹白」の方です。

 しかしこの手紙は、カタログに添える「ちょっとした手紙」。

 封筒に入れる手紙なら「謹啓〜謹白」で何ら問題はありませんが、このケースでは場にそぐわない仰々しさではないでしょうか。

 そっか。カタログと一緒に入っているペラッとした1枚の紙に「謹啓 晩秋の候〜」なんて書かれていたら、確かにちぐはぐな印象を受けますね。それらを省略した理由はわかりました。
…でも、それにしてもちょっと文章量が少なくありませんか? 手紙ってもうちょっとこう…色々書いてあるような気がするんですけど。

 新規のお客様ですから、あまり文章が長くなっても冗長な感じを与えてしまいます。そもそも、お互いをよく知らない間柄で書けることなんて限られるでしょう?

 必要なことだけを書いたら文章量があまりに少なくて落ち着かない、そんな風に感じるかもしれませんが、だからといって文章量を増やすために、必要のない文章をあれやこれや無理矢理に詰め込んでも、文章自体の中身が薄っぺらいものになってしまう可能性が高くなります。

 かといって、あまりそっけない短い文章では、わざわざ手紙にする価値もないので、ほどよい文章量を心がけたいところです。

 多すぎても、少なすぎてもダメってことですか…? む、難しい〜!!

 ははは。あと気をつけたいのは「ご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください」という表現。私はこれを「不明な点がございましたら、何なりとお申しつけください」といたしました。なぜなら、この「ご質問がありましたら〜」という表現、「質問があったら」「お気軽に」「問い合わせてください」とは、相手と対等に近い関係だからこそ使える表現のように感じるからです。

 対して私の表現ですが、「不明」を辞書で引くと「明らかでないこと」「識見がとぼしいこと、愚か」という意味を持ちます。もちろんこの場合は前者の意味合いで使用しているのですが、後者の意味合いも「私の識見がとぼしくて」「私が愚かなゆえに」というへりくだりを暗に込め、謙虚さを表現する言葉として私自身はしばしば好んで使っています。

 さて、いかがだったでしょうか? こちらの気持ちを伝えるために「手紙」は便利なツールです。オフィシャルなビジネス文書か、ちょっとした気持ちを伝える手紙か、ケースによって使い分けられるといいですよね。

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