失敗！ビジネス文書劇場 第５回
今回のポイント
メール件名：インターネット閲覧制限のお知らせ
最近、個人情報流出事故をよく耳にします。幸いにも現在まで我が社【１】 では個人情報流出事故は発生していませんが、何ら対策を取っていないのが現状です。【２】
そこで情報流出対策の一環として、インターネット閲覧ができるパソコンを今後限定することにいたしました。
今回の対策は社長からのご指示でもあります。ウェブ閲覧制限により皆様にはご迷惑をおかけするかと思いますが、何卒ご理解、ご協力いただけますようお願いいたします。 【３】
【１】我が社
【２】何ら対策を取っていないのが現状です。
「何ら」とは言っても、本当に、全く、ひとつもセキュリティ対策を講じていない会社は珍しいのではないでしょうか。もし謙虚さを表すために「何ら」という表現を使ったのであれば、それは過ぎた表現です。
謙虚さを表すことは良いビジネス文書を書くのに必要な要素ですが、事実と反するほど極端にしてはいけません。これは、ビジネス文書を書くにあたって気をつけなければいけないことのひとつです。あまり極端な表現を使うと、読む側が正確な事実を把握できなくなりますし、文書全体が大げさで嘘臭く見えてしまいますからね。
【３】皆様にはご迷惑をおかけするかと思いますが、何卒ご理解、ご協力いただけますようお願いいたします。
セキュリティに迷惑や面倒はつきもの。
また、社長命令の事項ですから、社員のご理解とご協力も当然のこと。
当然のことをあえて文章にすると変ですよ。
う～ん。社長命令に従うのはそりゃ当然のことですけど、社内にはこの決定を不満に思う人もいるでしょう？ そんな人たちにとって、この決定は「やらされること」とか「不満だけど従うしかないこと」なわけで…。
「社長命令だからやるのは当然」と、あえて「お願い」の文章を使わないのでは、逆に反感を買っちゃいそうですよ。「ご迷惑をおかけしますが」とか「ご理解のほど」といった下手に出るような言葉を使った方が、命令を実行する側の「ウケ」はいいんじゃないですか？
そうは言っても、これってオフィシャルなメールですよね？
書いたはいいが、社長に見られた日には何と言うつもりですか？
う…それは…その…。確かにそうなんですけど…。
でもでも、そんなあるかないかのリスクより、身近な人に言われる文句の方が大事なんですぅ～!!
いやいや、見つかれば会社の最高責任者たる社長の不興を買ってしまうんですよ？
そうなったら身近な人に言われる文句よりよっぽど大きなダメージを受けると思いませんか？
社長命令は絶対であるという前提があるのですから、もしメールを出したあなたに文句を言うような人がいれば「そうですか…。では社長にそのように申し伝えておきますね」と切り返せばいいだけのことですよ。
はは…、確かに。自分にとっても、最終的なリスクを考えれば社長を不快にさせない文章を書くのが正解ですね。
【４】なお、最近業務時間内にもかかわらず、インターネットを私的に利用している人たちを見かけます。度を越した私的利用はモラルだけでなく、セキュリティ面から考えても許されるものではありません。閲覧できるパソコンが限定されることで、このようなことは減ってくるとは思いますが、今後このような場面を見かけましたら周りの人からも注意するようお願いいたします。
表現が直球すぎますねぇ。言っていることは確かに正論です。が、正論を言えば必ずしも相手が納得してくれるわけじゃないことは、皆さんもご存知ではないでしょうか。ぐぅの音も出ないような正論を言われて、頭では納得しても感情が納得しないとか、却って腹が立ったとか、そんな経験が一度くらいはあると思います。
正論を正論としてぶつけるのではなく、文章の中に含みを持たせて伝えるのが大人の知恵というものではないでしょうか。以下に小言流のメール例を掲載します。その中で「度を越したインターネットの私的利用」を戒める文章がどのように間接的に表現されているか、参考にしてみてください。
メール件名：インターネット閲覧制限のお知らせ
○月×日より、現在すべてのパソコンから可能なインターネット閲覧を、指定したパソコンのみ使用可といたします。
新聞紙上を騒がす多発する情報漏洩事件を憂慮し、社長よりセキュリティ強化の一環として上記ご指示がありました。
他社においては、社員の度を越したサイト閲覧による、ウィルス感染を発端とした情報漏洩も頻発しているとのこと。精度の高いセキュリティを維持することが、これから生き残っていく企業の必須事項です。これからも、お客様から絶対の信頼を得られる会社として、セキュリティに取り組んでいきましょう。
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