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デジセン商事.com失敗!ビジネス文書劇場第7回「親しいお客様に送る昇進お祝いメール」

失敗!ビジネス文書劇場 第7回

親しいお客様に送る昇進お祝いメール

親しいお客様に送る昇進お祝いメール

今回のポイント

  • おつき合いのあるお客様で、以前自分が担当だった課長が部長に昇進する。
  • 課長には、担当だったときによ〜くかわいがってもらった。
  • お互いの社の方針で、贈答品はなし。また、正式な祝辞ではなく、個人的にお祝いの意をメールで送りたい。
【ビジネス文書例1】

○○社 田中営業部長 様

前略

いつもお世話になっております。
この度は、営業部長に昇進とのこと、誠におめでとうございます。
これも、田中部長の努力のたまもの 【1】 と、心よりお祝い申しあげます。

私が担当させていただいた際、部長にはご指導ご芳情いただき、大変お世話になりました。
今後のご活躍を祈っております。

くれぐれもお体は大切になさってください。
まずは、メールにてお祝い申し上げます。 【2】

草々

デジセン商事
只野 元気

【1】

 これは言わずもがなの言葉ですね。少なからず努力しなければ昇進することはできないでしょうし、本人だってそう思っているはず。

「そんなこと、君に言われるまでもない」と思われてしまうかもしれませんよ。

【2】

「まず」と言うからには次があるんですよね? え? ない?

 次がないのに「まず」などという表現を使っては、相手に誤解されてしまいますよ。

 そんな予定もないのに「プレゼントを貰えるのかな?」「お祝いの宴席でも設けてくれるのかな?」なんて期待をされても困ってしまうでしょう?

 う…、それは困ります〜。

 そうでしょう? 相手に誤解させるような表現は避けなければなりません。

 また、このメールは全体的にちょっと堅苦しい気がしますね。メールの良さは、書き言葉を話し言葉のように書けることです。手紙やハガキ文のように言葉が目で見える、だけどそこに話しているときのような気軽さや親しみを感じることができる。そしてそれをスピーディーに伝達できるところが魅力だと思います。そういった観点から見ると、このメールではちょっと堅苦しくて親しみが足りないように感じます。

【ビジネス文書例2】

○○社 田中課長様

いつもお世話になっております。
デジセン商事の只野です。

部長昇進おめでとうございます。
△△より田中課長が部長に昇進することを聞きました。田中課長には当時色々とお世話になり、元担当として非常に嬉しく思います。
今後の発展をお祈りしています。

 前述した通り、メールの良さは話しているときのような気軽さと親しみを、言葉に表すことができるところです。

 ところが、このメールでは淡々としすぎていてあまり昇進を喜んでいるように感じられません。こちらの喜びや気遣いが相手に伝わるから、相手も喜んでくれるのです。それが伝われなければ、いくら文面上に「おめでとうございます」と書かれていても相手にはただの社交辞令くらいにしか思われないでしょうね。

 メールを「スピーディーに相手に気持ちを伝えられるツール」と捉えて、最大限に活用したいところです。

【ビジネス文書例3】

○○社 田中部長様

ご無沙汰しております。
デジセン商事の只野でございます。

さて、この度は営業部長へのご昇進、誠におめでとうございます。
可愛がっていただきました田中様の朗報に、私も大変嬉しくなり、是非一言お祝いの言葉を伝えたくメールさせていただきました。
今回のご抜擢は田中様の課長としてのこれまでの実績、周囲からの人望を考えれば、当然の結果ではないかと 【3】 拝察いたしております。持ち前の明るさとパワーで、これからますますご活躍されることを心よりお祈り申し上げます。
今後は一層の重責を担われることになり、ご心労も多くなるかと存じますが、どうかくれぐれもお体にはお気をつけください。

【3】

 なかなか味のある、「やるなぁ」という褒め言葉です。全体的にも読後感の良いお祝いメールですね。

 では、最後に小言流のお祝いメールを紹介いたしますので、参考にしてみてください。

【小言流 文書例】

ご無沙汰しております。デジセン商事の只野です。
この度は、営業部長ご昇進おめでとうございます。○○社のさらなるご発展間違いなし!
また○○社の担当になって、田中部長に可愛がってもらいたいと願っています。
ますますお忙しくなると思いますが、お体にはくれぐれもお気をつけください。

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